Head of Administration

Únete a DRenting y forma parte de nuestro crecimiento!

DRenting está creciendo y buscamos a la persona que construya y lidere la estructura administrativa que nos permita escalar.

Buscamos un/a Administration Manager con mentalidad de builder: alguien capaz de crear equipos, profesionalizar procesos, implantar controles y hacer evolucionar la función administrativa para acompañar el crecimiento de una compañía de renting de coches de ocasión.

Será una posición transversal, muy cercana al negocio y con responsabilidad sobre una parte crítica de la compañía: conseguir que toda la operativa administrativa funcione de forma rigurosa, eficiente y escalable, coordinando estrechamente las áreas de Finanzas, Operaciones, Comercial y los proveedores externos.

Principales responsabilidades

Gestión administrativa y facturación

• Liderar y asegurar el correcto funcionamiento de los procesos administrativos de la compañía.
• Supervisar y garantizar que el proceso de facturación sea correcto, puntual y trazable.
• Supervisar altas, bajas, modificaciones, abonos y regularizaciones.
• Establecer controles sobre facturación pendiente, incidencias y diferencias.
• Coordinarse con las áreas de Operaciones, Comercial y Finanzas para asegurar la correcta facturación de los contratos.
• Identificar oportunidades de automatización y mejora a medida que aumente el volumen de operaciones.
• Asegurar que los procesos administrativos evolucionen al ritmo del negocio, evitando cuellos de botella y tareas manuales innecesarias.

Contabilidad y coordinación financiera

• Coordinar la operativa contable de DRenting, internamente y/o con proveedores externos.
• Asegurar que la información contable sea rigurosa, completa y esté disponible en tiempo y forma.
• Coordinar el cierre contable mensual junto con el CFO y los asesores externos.
• Supervisar provisiones, periodificaciones, ajustes y conciliaciones contables.
• Dar seguimiento al cumplimiento de los calendarios fiscales y obligaciones tributarias, en coordinación con los asesores.
• Identificar y escalar posibles incidencias o riesgos contables y fiscales.
• Asegurar que la información administrativa y contable necesaria para la dirección esté correctamente preparada y disponible.

Conciliaciones y control administrativo

• Asegurar la correcta conciliación de bancos, cobros, pagos y cuentas contables.
• Establecer controles para detectar, investigar y resolver diferencias e incidencias.
• Garantizar la calidad, consistencia y trazabilidad de la información administrativa y financiera.
• Diseñar y mantener procedimientos de control interno adaptados al crecimiento de la compañía.
• Crear mecanismos que permitan mantener el rigor y la visibilidad sobre la operativa a medida que aumente el volumen de contratos y vehículos.
• Identificar riesgos operativos y administrativos y proponer medidas correctoras.

Tesorería y Cash Management

• Gestionar y supervisar la operativa diaria de tesorería.
• Mantener una visión actualizada de cobros, pagos y posición de caja.
• Preparar y mantener una previsión de tesorería operativa.
• Coordinar la planificación de pagos y necesidades de liquidez con el CFO.
• Hacer seguimiento de cobros pendientes y apoyar la optimización de los procesos de cobro y pago.
• Anticipar incidencias y necesidades de caja y escalarlas al CFO cuando sea necesario.

ERP – NetSuite

• NetSuite ya forma parte de la estructura de DRenting, por lo que el foco estará en sacarle mucho más partido al sistema y hacerlo evolucionar junto con el negocio.
• Ser el principal referente interno de NetSuite para los procesos administrativos.
• Identificar mejoras y oportunidades de automatización.
• Mejorar la calidad, estructura y trazabilidad de los datos.
• Asegurar que NetSuite refleje correctamente las necesidades de la operativa.
• Convertir NetSuite en una herramienta cada vez más eficiente para la gestión y el control de la compañía.

Administración de la flota

• Liderar la administración asociada a los vehículos.
• Asegurar que la documentación administrativa de cada vehículo esté completa, actualizada y correctamente archivada.
• Coordinarse con Operaciones, Finanzas para resolver incidencias administrativas.

Construcción y liderazgo del equipo administrativo

• Uno de los principales retos del puesto será construir y desarrollar el equipo administrativo de DRenting.
• Definir la estructura administrativa necesaria para acompañar el crecimiento.
• Determinar qué perfiles incorporar y en qué momento.
• Participar activamente en la selección y contratación.
• Definir responsabilidades, procesos, objetivos y KPIs.
• Formar, acompañar y desarrollar al equipo.
• Crear una cultura de ownership, rigor, autonomía y mejora continua.
• Evolucionar la estructura administrativa a medida que DRenting crezca.

Requisitos y experiencia

• Formación universitaria en ADE, Economía, Finanzas, Contabilidad, Administración de Empresas o similar.
• Se valorará positivamente Máster en Finanzas, Controlling, Auditoría, MBA o formación equivalente.
• Experiencia sólida en posiciones de administración, gestión financiera-operativa o administración de empresas, idealmente en compañías en fase de crecimiento.
• Experiencia demostrable gestionando procesos administrativos en entornos de crecimiento y escalabilidad.
• Experiencia práctica con NetSuite y conocimiento suficiente para trabajar sobre el sistema, identificar mejoras, optimizar funcionalidades y coordinar desarrollos o integraciones con partners.
• Experiencia en facturación, contabilidad, conciliaciones y cierres contables, con capacidad para entender el detalle y establecer controles y procedimientos.
• Experiencia en gestión de tesorería y cash management a nivel operativo.
• Experiencia construyendo equipos desde cero: selección, definición de roles, organización, objetivos y desarrollo.
• Capacidad para diseñar y mejorar procesos administrativos que puedan escalar con el crecimiento del negocio.
• Capacidad analítica y elevado nivel de atención al detalle, especialmente en entornos con un alto volumen de operaciones.
• Capacidad para trabajar de forma transversal con CFO, dirección, operaciones, comercial y proveedores externos.
• Nivel alto de autonomía y capacidad para tomar ownership de problemas y llevarlos hasta su resolución.
• Español e inglés profesional.

Drive Me – Impulsando el éxito, juntos.