GESTOR D'EXPEDIENTS (H/D) - CAPTACIÓ DE FONS

Assegurar una gestió integral, ordenada i rigorosa dels expedients (subvencions, concursos i serveis concertats) des de la resolució fins a la justificació i el cobrament, garantint el compliment de terminis, requisits, qualitat documental i traçabilitat, en coordinació amb les àrees internes i els organismes concedents. És un lloc ideal per a persones que gaudeixen amb tasques administratives, el rigor documental i el control d’expedients complexos, i que troben motivació en assegurar ordre, traçabilitat i compliment.

Funció A — Coordinació del cicle de vida de l’expedient (de resolució a cobrament)

• Planificar i coordinar el calendari de l’expedient: resolució, acceptació, execució, justificació, esmenes i cobrament.
• Coordinar amb les àrees impulsades els timings, responsabilitats i documentació necessària, garantint entregues dins termini.
• Fer seguiment de l’estat de cada expedient i anticipar riscos (terminis, requisits, manca de documents), proposant accions correctores.

Funció B — Gestió administrativa i documental de justificació (coneixement administratiu)

• Preparar i coordinar la justificació econòmica i administrativa: recollida, revisió i ordenació d’evidències (factures, nòmines, assegurances socials/TC, contractes, comprovants de pagament, extractes, etc.) segons criteris de l’organisme.
• Treballar estretament amb Comptabilitat/Finances i RRHH per assegurar la correcta imputació i coherència documental.
• Verificar que la documentació compleix requisits formals (dates, conceptes, elegibilitat, traçabilitat, vincle amb activitat, justificants).
• Preparar informes econòmics i paquets documentals per a justificació, inspeccions i auditories.
• Mantenir arxiu digital i físic ordenat i traçable per expedient (control de versions i evidències).

Funció C — Tramitació, requeriments i interlocució operativa amb l’administració

• Tramitar presentacions formals vinculades a la fase de gestió/justificació (annexos, justificacions, esmenes, ampliacions de termini, etc.).
• Gestionar requeriments addicionals i respostes a consultes de l’organisme concedent, assegurant consistència i terminis.
• Coordinar i atendre inspeccions i auditories amb rigor, centralitzant documentació i interlocució operativa.

Funció D — Control intern, quadres de comandament i traçabilitat

• Actualitzar quadres de comandament amb l’estat dels expedients (presentats, aprovats, justificats, cobrats) i indicadors de control.
• Elaborar informes periòdics per al/la Responsable i Direcció (terminis, riscos, incidències, previsió de cobraments).
• Custodiar la documentació final i garantir la disponibilitat per consultes internes i externes.

Funció E — Obligacions de publicitat i compliment formal

• Garantir el compliment de les obligacions de publicitat i difusió quan siguin exigibles (web, xarxes, cartelleria, logotips, textos obligatoris), coordinant-se amb Comunicació o l’àrea corresponent.

Funció F — Suport transversal al Departament

• Donar suport al/la Responsable i al Tècnic/a de Projectes en la gestió d’informació d’expedients i coherència documental.
• Col·laborar amb el tècnic administratiu de suport per mantenir repositoris i documentació base (certificats, registres, etc.).

Funció G: Compliment Normatiu Activitats relacionades

• Conèixer i portar a la pràctica el Codi de Conducta, les Bones Pràctiques Mediambientals i les Bones Pràctiques d’Higiene i Compliance.
• En cas de detectar incidències mediambientals, de seguretat alimentària, de prevenció de riscos laborals... s’ha d’avisar al responsable de la secció/àre.