Assistant(e) administration des ventes / ADV - (H/F)

Descriptif du poste :

Le pôle Administration des Ventes chez Wifirst, c’est le véritable poumon de l’entreprise. Poste transversal et particulièrement varié, vous jouez un rôle d’appui indispensable en faisant le lien permanent avec les commerciaux et régulier avec la comptabilité, le juridique, le déploiement et nos clients.

Ce poste est à pourvoir en CDD pour assurer le remplacement d’un collaborateur en arrêt maladie jusqu’au 30 août. Selon l’évolution de la situation à cette échéance, une prolongation ou un renouvellement de votre contrat pourra être envisagé.

Votre quotidien s’articulera principalement autour du périmètre des entités Internationales. Mais attention, ici, la routine n’existe pas ! Véritable couteau suisse de l’équipe, vous viendrez également en renfort sur l’ensemble de nos autres secteurs (Hôtellerie, GSA, PDV…) selon les besoins du moment. Par votre soutien quotidien, vous veillez au bon fonctionnement des services, à la conformité de nos dossiers et au bien-être de nos clients.

Vos missions au quotidien :

Soutien International & Structuration administrative

• Aide au cadrage : Le périmètre International est en plein développement. Vous participerez activement à structurer l’activité, à renseigner les documents administratifs spécifiques à l’International et à mettre en place les nouveaux process.
• Accompagnement commercial : Création des devis et gestion des opportunités dans Salesforce (vérification des entités, des devises et des informations manquantes). Envoi sécurisé des dossiers via DocuSign.
• Suivi de la relation client : Prise de contact pour s’assurer de la bonne réception des devis, collecte des pièces administratives nécessaires auprès des nouveaux clients et réponses aux demandes d’informations sur les contrats.
• Coordination interne : Création des projets dans notre SI (Déploiement) et transmission des dossiers complets au service facturation dès la mise en service. Vous faites également le lien avec la logistique et la planification.

Polyvalence et renfort multi-périmètres

• Binôme avec les commerciaux : Vous facilitez le quotidien des équipes commerciales sur toute la partie administrative, notamment sur les dossiers complexes, les demandes de devis spécifiques ou les projets multi-sites.

Suivi administratif et traitement des demandes

• Gestion du backlog : Réception, traitement et orientation des requêtes ADV entrantes (et redirection vers les bons services si elles ne concernent pas l’ADV).
• Vie des contrats : Mise à jour des bases de données, rédaction et gestion des avenants ou des transferts de contrats en relation étroite avec le service juridique.
• Résiliations & Réclamations : Suivi administratif des résiliations dans Salesforce et traitement des demandes d’avoirs ou de dédommagement en collaboration avec les commerciaux (avec vérification préalable des paiements).
• Gestion du courrier : Traitement, rédaction et affranchissement des courriers (notamment les LRAR).

Profil recherché :

Votre savoir-être :

Vous vous distinguez par votre grande adaptabilité et votre flexibilité : vous aimez quand les journées ne se ressemblent pas et passer d’un périmètre à un autre pour prêter main-forte à l’équipe.

Face à des processus qui restent à construire sur le marché international, vous savez faire preuve d’initiative, de maturité et de méthode afin de prioriser efficacement vos tâches et de respecter les échéances. Enfin, dotée d’un fort esprit de service, vous alliez rigueur, réactivité et discrétion à un excellent sens du relationnel et à un goût prononcé pour le travail en équipe.

Vos compétences :

Pour accompagner au mieux nos entités et nos clients à l’international, vous maîtrisez couramment le français et l’espagnol, et possédez idéalement un bon niveau d’anglais. Sur le plan technique, vous maîtrisez les outils bureautiques traditionnels.

Enfin, votre solide maîtrise administrative vous permet de vous approprier rapidement les procédures commerciales courantes et de suivre rigoureusement les consignes données.

Ce que nous vous offrons (Conditions de travail) :

• Contrat : CDD de 2 mois (potentiellement renouvelable) pour remplacement d’un salarié absent
• Un accompagnement pas à pas : Vous bénéficierez d’un onboarding personnalisé et bienveillant pour prendre vos marques sereinement.
• Une formation au siège : Pour vous donner toutes les clés de la réussite, une formation complète est prévue à Clermont-Ferrand afin de découvrir nos outils et de rencontrer nos équipes.
• Un rythme de travail flexible : Un mode hybride avec 2 jours de télétravail fixes par semaine pour votre équilibre et 3 jours au bureau (à Barcelone).
• Échanges réguliers : 1 point d’écoute hebdomadaire (reporting individuel) en tête-à-tête avec votre Responsable ADV pour faire le point, ainsi qu’une participation active aux réunions d’équipe ADV.

Déroulement des entretiens

• Echange téléphonique avec Amélie en charge des recrutements
• Entretien en visioconférence avec Valérie Martin, Responsable ADV
• Entretien en présentiel à Barcelone avec Javier Garcia, Country Manager
• Présentation de votre profil pour validation finale à Marc, Président fondateur