H&S Administrator

Proporcionar apoyo administrativo al Departamento de HS en España.

Mantener actualizados todos los registros existentes, tanto los informes manuales como los actualizados.

Elaboración de diversos informes y estadísticas que sean necesarias.

Asegurar que las instalaciones, equipos y servicios funcionan correctamente y sin interrupciones

Responsabilidades principales

• Gestionar el buen funcionamiento diario de las instalaciones (oficinas, naves, equipamiento y servicios generales), detectando necesidades de mantenimiento y abriendo las incidencias correspondientes mediante los canales establecidos.
• Realizar el seguimiento completo de las incidencias, coordinando con proveedores internos y externos hasta su resolución y cierre.
• Mantener actualizados los registros de incidencias, actuaciones, presupuestos y proveedores.
• Verificar la calidad y el cumplimiento de plazos en los trabajos realizados.
• Preparar y entregar a las nuevas incorporaciones toda la documentación del "On Boarding Program", incluyendo manuales de formación e información relacionada con la PRL.
• Coordinar con el servicio de vigilancia de la salud y los trabajadores los reconocimientos médicos iniciales y periódicos anuales de la empresa (Artículo 22 de la Ley 31/1995 de PRL).
• Seguimiento, recopilación y archivo de los certificados de aptitud médica de los trabajadores.
• Gestionar el control, inventario y suministro de los Equipos de Protección Individual (EPI) necesarios para los técnicos de campo (FSE), incluyendo la documentación asociada conforme al Art. 17 de la Ley 31/1995 de PRL.
• Realizar revisiones periódicas del estado de los EPI y conservar la evidencia documental requerida por la normativa vigente.
• Suministro de EPIs y gestión de la documentación generada en el proceso.
• Seguimiento de los cursos de PRL que deben realizar los trabajadores a través de la Glory Academy para su posterior archivo o uso en las plataformas CAE de los clientes.
• Registro como nuevos usuarios en las plataformas CAE de los clientes para cumplir con la obligación legal sobre coordinación de actividades empresariales (Real Decreto 171/2004).
• Mantener actualizadas diariamente las diferentes plataformas para asegurar que el FSE pueda acceder a las instalaciones de los clientes para prestar el servicio requerido.
• Preparación y adaptación de los diferentes modelos de documentación de las plataformas CAE y envío a cada uno de los trabajadores y directores para su firma.
• Recopilación de toda la documentación requerida en cada una de las plataformas CAE de los clientes:
• Certificados de cotización a la Seguridad Social de forma mensual.
• Certificado de descubierto con la Agencia Tributaria de forma semestral o anual.
• Certificado de contratación y vigencia de la Póliza de Responsabilidad Civil de la empresa con periodicidad anual.
• TC1, TC2 e ITA mensuales.
• Otro tipo de certificados requeridos por el cliente (pago de nóminas, carácter no obligatorio del Seguro de Accidentes, etc.).
• Evaluación y planificación de los riesgos del puesto de trabajo.
• Documentación específica de los trabajadores: certificados de formación e información, registros de entrega de EPIs, certificados de aptitud médica, entre otros.

Habilidades y competencias

• Atención al detalle
• Meticulosidad
• Planificación y organización
• Proactividad
• Profesionalidad en el manejo de la información
• Buena comunicación oral y escrita
• Habilidades interpersonales
• Flexibilidad
• Capacidad para gestionar múltiples incidencias de forma simultánea.
• Organización, seguimiento y orientación al cierre de tareas.
• Habilidades de negociación con proveedores.

Educación y experiencia

• Formación Profesional de Grado Superior.
• Se valorarán estudios superiores relacionados con PRL.
• Alto manejo del paquete Office.
• Inglés (nivel básico).

Experiencia:

3 años de experiencia en el puesto.