Event Project Manager

El Project Manager desempeña un papel fundamental en la planificación y ejecución de eventos en el Centro de convenciones, Parques, Hoteles y otros espacios en PortAventura World.
Este rol implica la gestión de las operaciones y recursos necesarios para garantizar que los eventos se lleven a cabo de manera eficiente, cumpliendo con los estándares de calidad y satisfaciendo las necesidades de los clientes.Funciones de desarrollo de proyectos.Interacción con Clientes: Mantener una comunicación constante para garantizar la satisfacción de los clientes.Hacer las pertinentes visitas de prospección con el cliente.Coordinar la logística desde la fase de planificación hasta la ejecución de los eventos.Gestionar los recursos necesarios para los eventos.
Supervisar la logística de la preparación, configuración y desmontaje de los espacios.Supervisión del Centro de Convenciones y de los servicios contratados, internos y externos, para asegurar el correcto funcionamiento y máxima calidad del servicio: limpieza, mantenimiento, AV, seguridad, traslados, azafatas, señalética.
.Ser la persona de referencia del cliente con los departamentos implicados del resort durante la preparación del evento y la operativa.Gestión y preparación de los servicios y necesidades, con proveedores internos y externos.Controlar el cumplimiento del presupuesto de cada uno de los Eventos asignados a su responsabilidad.
Control de pagos, facturación, costes, comisiones...Control de Calidad: Asegurarse de que los eventos cumplan con los estándares de calidad.Actuar como punto de referencia y de apoyo para los demás miembros del equipo con la supervisión del responsable.Reporte de incidencias durante los eventos y mejora de procedimientos de trabajo bajo supervisión del Responsable.Coordinación de todos los departamentos implicados (así como proveedores externos), mediante mails, llamadas o incluso visitas a las unidades del resort afectadas por el evento o servicio.Solución de incidencias con los departamentos para la correcta evolución del evento.Análisis del proyecto técnico juntamente con el Responsable del Departamento, para posterior coordinación con el servicio de PrevenciónMomentus: actualizar las órdenes, según las necesidades del cliente (servicios con IVA, sin IVA, IVA intracomunitario, varios pagadores...).
Creación de una agenda que incluya todos los servicios, horarios y particularidades, y enviarla a todas aquellas personas que intervengan en el evento (desde las unidades que intervienen, hasta los DOD de la compañía), para que a través de ella tengan las instrucciones precisas para ejecutar el evento.Cierre del evento.Elaboración de informe final, detallando las incidencias del evento.Incluir en la carpeta del evento, todos aquellos documentos relevantes o considerados con importancia, para una posible consulta posterior del evento.Facilitar todos los datos necesarios para la encuesta post evento.Ofrecimiento de otros servicios (Upselling), complementando al evento todos aquellos servicios adicionales, a los básicos que ha vendido el Departamento comercial.Funciones referentes a la operativa.Observar el comportamiento del equipo en general y detectar posibles desviaciones.
Reporte directo con el/la Responsable.Supervisión del Centro de Convenciones y de los servicios contratados, internos y externos, para asegurar el correcto funcionamiento y máxima calidad del servicio: limpieza, mantenimiento, AV, seguridad, traslados, azafatas, señalética,...Tener actualizado o controlado en todo momento los servicios o necesidades imprevistas del evento, para posterior introducción en el presupuesto (tanto en Excel como en Momentus).
Estar in situ durante la ejecución del evento.Lidiar con los posibles imprevistos lógicos que surgen durante el evento.Operar eventos de otros productores, sea por volumen o por necesidades horariasFunciones de gestión económica:Analizar las rentabilidades de los eventos.Controlar el cumplimiento del presupuesto de cada uno de los Eventos asignados a su responsabilidad.Detectar desviaciones de presupuesto e informar al ClienteControl de pagos.
Control de pago de los eventos y posibles reclamaciones (impagados).
Gestión de las comisiones (agencias).
Facturación por Momentus de todo el evento.
Control de costes y cierre Momentus.Control de costes del evento.Seguimiento con Compras del posterior pago de los servicios contratados a proveedores y comisiones a agencias.Seguir las premisas incluidas en el contrato firmado por ambas partes, tanto a nivel servicios contratados, como posibles cancelaciones y penalizaciones, informando en todo momento al cliente, del estado y periodos de penalización.Funciones de gestión de equipos:Seguimiento, control y formación de nuevas incorporaciones, tanto en la operativa interna del Departamento, como en las herramientas destinadas al desempeño de las funciones de los productores.Coordinar y apoyar al equipo de producción.Detectar carencias en el equipo y ser capaz de aportar ideas de mejora al Responsable del Departamento.Liderar eventos importantes para la compañía, sabiendo coordinar en equipo y delegar funciones, para el buen funcionamiento de la operativa.Coordinar y solucionar cualquier problemática a nivel operativo cuando no esté el/la Responsable del Departamento.Responsabilidad medioambiental:Velar por el cumplimiento de la normativa de Seguridad y Salud y proponer mejoras de actuación en este ámbito.Velar por el cumplimiento de la normativa legal aplicable a la Compañía.Velar y promover una mejora del impacto ambiental de la Compañía impulsando buenas prácticas medioambientales.Velar y promover iniciativas que mejoren el bienestar de los empleados y mejoren la experiencia de nuestros clientes.Transmitir los valores y el propósito de la compañía.Requisitos:Formación:Necesaria:Estudios Medios / Superiores ADE de Empresariales, Organización de eventos, Turismo, AAVV, Publicidad y relaciones públicas Marketing.Valorable:Conocimiento específico del ámbito de producción y operativa de eventos.Imprescindible inglés, hablado y escrito nivel alto.Otros idiomas.Conocimientos de informática, se valorará conocimientos del sistema MOMENTUSCarné de conducir.Capacidad para trabajar bajo presión y resolver problemas de manera eficiente.Conocimientos de operativa interna de la CompañíaExperiencia:Necesaria:Aportar una experiencia de mínimo 1 año desarrollando funciones y responsabilidades similares.Se ofrece:Te ofrece la posibilidad de crecer y desarrollarte profesionalmente en una empresa líder en el sector turístico, con 3 parques, 10 hoteles y un centro de convenciones.
Un proyecto comprometido desde el punto de vista social, medioambiental y de buen gobierno.
Por ello, impulsamos programas de salud, beneficios y formación para nuestro equipo y tenemos un firme compromiso con la diversidad, la equidad y la inclusión.Puedes visualizar en el siguiente enlace cuál es el dia a dia en nuestro Centro de Convenciones: ?
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