Administration and Control Manager

Descripción del Puesto:

Estamos en la búsqueda de un/a Responsable de Administración para unirse a nuestro equipo en la oficina central. Esta figura será la piedra angular de la gestión financiera y administrativa de la empresa, asegurando la solidez y eficiencia de nuestras operaciones. Si eres una persona proactiva, con una sólida formación en administración y finanzas, y buscas un entorno dinámico donde aplicar y desarrollar tus habilidades, esta es tu oportunidad.

Responsabilidades Clave:

I. Gestión de Facturas y Proveedores:

• Registro exhaustivo, organización y seguimiento de todas las facturas recibidas, asegurando su correcta clasificación y archivo digital.
• Programación y ejecución diligente de los pagos a proveedores, garantizando el cumplimiento de los plazos establecidos y el mantenimiento de relaciones financieras sólidas y de confianza.
• Gestión del alta y actualización de la base de datos de proveedores.

II. Declaraciones Fiscales, Cumplimiento Legal y Relaciones con Administraciones Públicas:

• Preparación y presentación puntual de todas las declaraciones fiscales (IVA, IRPF, y otras pertinentes), cumpliendo estrictamente con las normativas vigentes y los plazos establecidos.
• Revisión proactiva y corrección de posibles errores relacionados con el Suministro Inmediato de Información (SII).
• Fomento y mantenimiento de una comunicación fluida y efectiva con las distintas administraciones públicas, resolviendo dudas, atendiendo requerimientos y presentando la documentación necesaria.
• Gestión de pagos de embargos a la Seguridad Social (TGSS) y otras entidades públicas, incluyendo ayuntamientos.
• Renovación y administración eficiente de certificados digitales.

III. Coordinación de la Política Contable:

• Aplicación rigurosa de la política contable general de la empresa, incluyendo el plan contable, dimensiones y el registro del inmovilizado.
• Gestión y supervisión de los procesos contables automatizados (utilizando herramientas como eDocAssistant o equivalentes).
• Contabilización y mantenimiento detallado de los gastos asociados a las tarjetas de empresa.
• Preparación de la información y documentación requerida para auditorías externas e internas, asegurando la máxima transparencia y precisión.
• Registro y revisión meticulosa de asientos contables relacionados con las nóminas del personal. Coordinación estrecha con el área de Personas & Bienestar para la gestión de pagos de liquidaciones, anticipos y finiquitos.

IV. Tesorería:

• Control y supervisión constante de la caja central.
• Gestión de la provisión y recogida de depósitos en hoteles de temporada.
• Procesamiento de pagos en efectivo a estudiantes.
• Mantenimiento de una comunicación proactiva y efectiva con las entidades bancarias.

V. Facturación y Cobros:

• Gestión integral y seguimiento del estado de cobros, realizando análisis periódicos para asegurar un flujo de caja óptimo.
• Generación y emisión de facturas correspondientes a ingresos no habituales, tales como bonos regalo, comisiones por alquiler de vehículos, y otros conceptos.

VI. Coordinación y Soporte Administrativo:

• Garantizar el correcto funcionamiento de todos los procesos administrativos, identificando y aplicando optimizaciones para incrementar la eficiencia operativa.
• Colaboración activa con otras áreas del negocio, brindando soporte administrativo-financiero integral según sea necesario.

VII. Coordinación de otras Funciones Asignadas al Departamento:

• Contabilización y cobro de alquileres de habitaciones al personal (Yuma).
• Gestión del pago y registro de donaciones a entidades sin ánimo de lucro (OROL).
• Organización y distribución de la lotería de Navidad.

Requisitos del Candidato/a:

• Formación: Graduado/a, Diplomado/a o Licenciado/a en Administración y Dirección de Empresas, o titulación equivalente.
• Conocimientos: Sólidos conocimientos en contabilidad, fiscalidad y gestión financiera.
• Experiencia: Mínimo de 2 años de experiencia demostrable en puestos de gestión administrativa, contabilidad o auditoría.
• Idiomas: Nivel medio o elevado de inglés.
• Habilidades Informáticas: Dominio de herramientas ofimáticas, con especial énfasis en Microsoft Excel y Microsoft 365.

Perfil Personal:

Buscamos una persona joven, enérgica, rigurosa y metódica, con una notable capacidad de análisis y un alto grado de autonomía. Es fundamental que posea un espíritu crítico agudo, capaz de identificar y priorizar áreas de mejora continua en los procesos administrativos y financieros de la compañía.

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